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EconomíaEmpresa

Minimizar el fraude interno con una buena gestión de las hojas de gastos

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Aunque no es una práctica habitual ni común, cualquier empresa puede tener un caso de fraude interno. A veces incluso de forma involuntaria por parte del trabajador implicado. Por eso, una correcta gestión de hojas de gastos puede repercutir en una reducción de este tipo de prácticas.

Hay que decir que en muchas ocasiones, los casos de fraude interno se deben a una falta de conocimiento de los empleados en relación a las políticas de viajes de la empresa y las hojas de gastos. Por eso, una buena gestión de las hojas de gastos también incluye una formación adecuada y adaptada relativa a esta área al personal implicado. No solamente los trabajadores que reportan los gastos, pero también, aunque parezca obvio, del personal encargado de la supervisión de esos reportes. Es responsabilidad de la empresa asegurarse de que todos los empleados reciben esa formación, ya que de lo contrario no se verá en posición de exigir a sus trabajadores el cumplimiento de unas directrices y normas que desconocen.

La docencia tiene que incluir una serie de aspectos fundamentales. En primer lugar, el código de buena conducta de la empresa, que incluye una serie de puntos como valores de la empresa, principios clave, etc, que pueden afectar a los viajes de empresa, pero también a otras áreas de trabajo. Esto correrá normalmente a cargo del departamento de Recursos Humanos.

Otro punto fundamental en la formación es sobre las políticas de viajes de empresa: las limitaciones sobre qué tipo de gastos son aceptados y qué tipo no, los importes máximos que se liquidarán en función del gasto, los proveedores habituales o preferenciales, los plazos para la presentación de la hoja de gastos y los justificantes, etc.

Es importante que todas estas políticas, además, estén por escrito en un manual accesible a los trabajadores, para que puedan consultar las dudas que les puedan surgir. Como normalmente estas dudas suelen aparecer durante un desplazamiento, y no en la oficina, lo ideal es tenerlo digitalizado y disponible en la nube, intranet de la empresa, etc, para ser consultado en cualquier lugar y cualquier momento. Además, no hay que olvidar que estas políticas no son estáticas sino que suelen evolucionar y es frecuente que haya cambios. Por eso, el manual tendrá que estar siempre actualizado y la formación respecto a esto también tendrá que ser continuada.

Otro punto a tener en cuenta en la formación es el software de gestión de gastos, en caso de tenerlo. Estos software, como Captio, facilitan mucho la labor de presentación y gestión de los gastos de viajes de empresa, automatizando y agilizando el proceso. Pero los usuarios de la plataforma tienen que conocerla, saber cómo funciona, sus funcionalidades, etc. Así nos aseguraremos que el software es utilizado correctamente y que se le saca todo el provecho posible. Estas herramientas suelen disponer de manuales para los usuarios, tanto para los que reportan los gastos como los que los supervisan y administran. Al igual que el manual de políticas de viajes de la empresa, este manual también tiene que estar disponible para el trabajador.

¿Cómo actuar delante del fraude interno?

Si a pesar de tener una correcta gestión de las hojas de gastos se detecta alguna irregularidad, el supervisor o administrador tiene que saber cómo actuar. En primer lugar, tendremos que diferenciar las faltas leves de las más graves, puesto que no se actuará igual en ambos casos.

En el caso de una falta leve, que supone una pequeña cantidad, podemos avisar al empleado implicado por teléfono o por email para que rectifique el error. Incluso, dependiendo del error, se podrá corregir desde el mismo software. En este caso, pero, no tenemos que olvidarnos de informar igualmente al trabajador.

En caso de detectar un desajuste o error importante, el gasto tiene que ser rechazado, puesto que no cumple con las políticas de la empresa. Además del infractor, se informará también a los superiores o supervisores correspondientes según el organigrama de la empresa, para que estén al tanto de lo ocurrido. Así, podrán tomar las medidas necesarias al respecto.

Estos procedimientos también tienen que constar en el manual de las políticas de empresa, para que los empleados sean conscientes de las consecuencias del fraude, sea intencionado o no, y para que el supervisor de los gastos sepa cómo actuar en cada caso.

Tampoco está de más crear un historial de faltas o infracciones detectadas, indicando su tipología, la fecha (por posibles cambios en las políticas de gastos), el empleado infractor, etc. Así, quizás detectemos patrones que nos permitan mejorar la gestión de los gastos y minimizar el fraude interno: normas anticuadas que no se ajustan a la realidad de la empresa, desconocimiento generalizado de una regla en particular, normas que no se pueden generalizar debido a las diferentes casuísticas, etc.

Si quieres descubrir algunas de las historias más curiosas de fraude interno, descárgate este ebook gratuito “10 historias reales pero increíbles de fraude interno en viajes de empresa”, creado por Captio y basado en hechos reales.

Artículo elaborado por Myriam Zanatta de Captio

Tags : Captiogestión de gastosoferta captio

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