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Éxito en tu evento de empresa Depende de si cuentas con un buen control de accesos

Cuando se trata de organizar un evento cada vez es más importante gestionar los flujos de personas eficientemente para que nuestros invitados reciban un trato acorde con sus expectativas sin que la organización deje de tener un control permanente de la situación.

Vips, ponentes, acompañantes, asistentes internacionales, de pago, gratuitos, preferentes….y sí, además, le añadimos otras circunstancias como aforos limitados, salas polivalentes, ponencias simultáneas, abonos para varios días, entregas de certificados, coffee-breaks, lunchs…, la conclusión es doble: No hay dos eventos exactamente iguales y resulta muy difícil tenerlo todo bajo control.

Una creciente y constante demanda del sector, la sofisticación de la oferta, la tecnificación de los sistemas…, reta a los profesionales del sector  a que el control de accesos sirva para algo más que contar personas.

Si además añadimos la importancia de depurar la base de datos para que, después del evento, nuestro cliente disponga de información útil para sus intereses, tendremos aún más argumentos para probar estos sistemas profesionales de gestión de acreditaciones y de control de accesos.

El funcionamiento es muy sencillo: se identifica a nuestro invitado desde el momento en que manifiesta su deseo de asistir al evento y se le asigna un identificador (código QR, chip RFID, App…) para que la organización sepa donde ha estado, qué actividad ha realizado o ha terminado.

Toda esta información nos aportará valor. Tanto por el reporte a nuestro cliente, que le facilitará un conocimiento exhaustivo del comportamiento de los asistentes, como por la tranquilidad que supone tener un control permanente de la situación.

Además hay sistemas de acreditación que permiten el seguimiento online del asistente, que le asignan un lugar concreto en una mesa o butaca, que franquean el paso o lo prohíben, que dan la bienvenida o que redirigen al sitio adecuado. Múltiples posibilidades para poder atender y conducir los asistentes de manera fluida.

En conclusión, si el objetivo final es la excelencia en la organización de nuestro evento y la satisfacción plena de los invitados, merece la pena contar con sistemas de Acreditación y Control de Accesos de última generación.

Sergi Palomar Juan, director comercial en Ingenia Tecnología y Comunicación SL.

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Tags : control de accesosgestión de acreditacionesIngenia

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