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Llega el momento de emprender. Ya tienes la idea de negocio madura, el plan de negocios en su punto, te has dado de alta en Hacienda y la Seguridad Social, todo el tinglado está en marcha y tienes que hacer una factura. ¿Solución? Para la gran mayoría de este país está claro: veamos lo que hacen Word o Excel.

¿Y qué hacen? Tanto el uno como el otro, en sus versiones más avanzadas y actualizadas, tienen plantillas o modelos de factura. Son una genialidad y una buena ayuda para el emprendedor que tiene que afrontar por primera vez su primera factura.

Hasta aquí, bien. Pero la siguiente pregunta: ¿Y después, qué? ¿Te vas a pasar la vida entera haciendo facturas con plantillas de Word o Excel y acumulándolas en una carpetita de tu ordenador? ¿Habrá vida inteligente – te preguntarás un día – más allá de Word y Excel?

Sí, la hay. Porque Word y Excel están bien para salir al paso. Pero ya está: como herramientas de facturación eficientes… como que no. Quitan mucho tiempo, no te aseguran ninguna organización racional y automatizada de tu facturación y… Digámoslo claro: no están pensadas para eso.

¿Entonces para qué? Para lo que sea, pero ese no es el tema aquí. El tema es el siguiente: ¿Por qué un programa de facturación para hacer facturas en lugar de Word y Excel?

Reglas de la facturación: Simplifica y trabaja con el play

¿Crees que la facturación es un proceso sencillo y automático y basta con poner el play? Pues no, no es así. Hacer una factura implica ceñirse a unas normas, hacer un seguimiento y llevar un orden de las que te tienen que pagar y las que tienes que pagar.

Con un programa de facturación te ahorras todo este proceso, que no es poco: desde introducir una serie numérica correlativa y sin saltos hasta llevar un seguimiento del estado de tus facturas (si tu cliente la ha recibido, si está pagada o impagada, etc.).

Y lo más sencillo y automático: dispones de un modelo de factura con todos los requisitos normativos y no tienes que preocuparte por estar al día de la normativa de facturación.

Más ventajas del software de facturación: ¡Promoción, promoción, promoción!

Dejemos, pues, la cutrez de la hoja de cálculo pobremente diseñada a un lado. Con un programa de facturación le das a tu negocio una pátina de profesionalidad y rigor. Y lo más ventajoso: das una imagen atractiva. En resumen, que te vendes mejor.

Imagina que ese programa de facturación contiene una función de diseño, y que a tu cliente, en lugar de llegarle una hojita insulsa con la palabra “factura” y un importe con su nombre y apellidos, le llega una pequeña obra de arte. ¡Es que dan ganas de pagar por ello!

Esos errores tontos que previenes con la facturación online

Existe la tentación de escribir “margen de error cero”. Pero nada ni nadie es perfecto. Especialmente, las personas. Y es por ello que un programa de facturación alivia nuestra tan humana tendencia a equivocarnos: un mal cálculo de un importe o el IVA/IRPF, por ejemplo. ¿A quién no le ha pasado?

Hay otros errores no menos tontos, como el de guardar una factura donde ya no te acuerdas o no acordarte si tal o cual factura está pagada o no y la vuelves a enviar a tu cliente, para su asombro o cabreo o las dos cosas.

El ser humano es prolijo en errores, por lo que podríamos seguir así hasta el infinito. Es por ello que, para ahorrarte tiempo, te recomendamos un programa de facturación.

Tecnología en la nube, facturación más segura

No queremos enredarte con tecnicismos ni augurios futuristas: la tecnología en la nube quizá sea el futuro o no; no lo sabemos. De lo que sí estamos seguros es que esa tecnología está presente y llegó hace unos años para quedarse (al menos, por unos años más).

Lo importante de esta tecnología es que te permite trabajar desde cualquier sitio, ya que tus datos están almacenados “en la nube”, es decir, servidores seguros para los que solo necesitas una conexión a internet para acceder.

Esto, aplicado a un programa de facturación, significa la posibilidad de poder hacer facturas y llevar su gestión desde cualquier sitio, así como de disponer de actualizaciones al instante, sin descargas, desde tu ordenador, portátil, tableta o móvil.

¿Y todavía te planteas llevar tu facturación con Word o Excel?

Pilar Martín Cuevas, International Manager España  de Debitoor.

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Tags : Debitoorprograma de facturación

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