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La secretaria virtual Una solución para autónomos y pymes

Entre los miles de vocablos ingleses que escuchamos a diario en el mundo del marketing y la empresa hay uno que cada vez está más presente y cobra mayor relevancia, el “Outsourcing”, es decir, ni más ni menos que la externalización de servicios. Se trata de una práctica que lleva mucho tiempo instalada entre nosotros (¿qué empresa no tiene subcontratada la limpieza de sus instalaciones?) pero que poco a poco se ha ido extendiendo a otros campos impensables hace tiempo.

Uno de esos campos en los que la externalización se está mostrando como un valor en alza es el del secretariado. Especialmente en el caso de pymes y autónomos.

El valor de una secretaria virtual

Para entender el valor de este servicio no hay nada mejor que hacer una cuenta muy simple: ¿Cuantas horas semanales pierdes por atender tú mismo el teléfono? Citas, llamadas comerciales, llamadas reiterativas, todo suma. El teléfono es un ladrón de tiempo constante que muchas veces ignoramos. Son minutos, y horas, que restamos de nuestro tiempo efectivo de trabajo. Pongamos como ejemplo una peluquera; un salón que atienda una media de veinte llamadas al día a 5 minutos por llamada acaba perdiendo prácticamente dos horas de tiempo efectivo de trabajo, supongamos que realiza un corte de pelo por hora y cobra cada corte a unos 35 €, estaríamos hablando de unos 70 € de pérdida diaria de facturación, lo que suma mensualmente la friolera de unos, siempre redondeando, 1500 € al mes

Aumentar la plantilla con un trabajador que cubra esta labor es, en la mayoría de los casos, complicado para un autónomo o pyme que acaba de empezar y más aún cuando los beneficios que logramos de dicha contratación no son tan evidentes. Es decir, continuando con el mismo ejemplo, aunque contratar un recepcionista me va a suponer un beneficio porque tendré tiempo para atender a mis clientes lo cierto es que voy a ver más impacto positivo si contrato a un peluquero y puedo duplicar así los clientes diarios. En este vacío es donde entra el concepto de secretaria virtual.

Aunque la palabra virtual pueda echarnos atrás es importante aclarar este concepto. La secretaria virtual es una persona de carne y hueso que puede hacer las mismas labores que una secretaria tradicional, a excepción de abrir la puerta a tus clientes. No es un trabajador porque tienes en plantilla, es un profesional freelance o perteneciente a una compañía especializada en estos servicios a quien confías parte de las labores de tu empresa. Se trata de un profesional que atiende las llamadas de diferentes empresas personalizadamente y con un trato exactamente igual al que daría una secretaria tradicional. Esto nos permite por una parte disminuir nuestros costes y centrarnos en el trabajo medular de nuestra compañía y por otra ganar en calidad de servicio. Su labor puede ir desde la mera recepción de llamadas o gestión de citas a otras labores como la gestión de viajes o eventos e incluso labores administrativas.

Leopoldo Villa, Cofundador de Externalízate.

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Tags : Externalízatesecretaria virtual

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